Inventura. Za mnoge djelatnike sinonim za stres, rad preko radnog vremena i beskrajno brojanje artikala. Za poslodavce – obvezni godišnji zadatak i istodobno ključni pokazatelj poslovanja. No, što ako inventura ne mora biti frustracija, već alat za bolje upravljanje poslovanjem?

Što čini inventuru izazovnom?
Često se misli da je inventura samo brojanje. Ali pravi izazovi leže u pozadini: nedosljednosti u evidencijama, neadekvatno označavanje artikala i nejasni procesi. Evo nekoliko ključnih problema:

• Narudžbenice, otpremnice, primke i računi – temelj točne inventure
  Da bi se stanje zaliha prikazalo točno, svaki artikl mora biti ispravno evidentiran. Proces počinje već kod dostave robe, gdje su dva koraka presudna:
  • Provjera narudžbenice s otpremnicom: Jeste li primili količine koje ste naručili? Ako otpremnica i narudžbenica nisu usklađene, to će se reflektirati na sve sljedeće korake.
  • Provjera dostavljenih artikala s otpremnicom: Ovo je trenutak kada se otkrivaju pogreške poput manjkova, viškova ili neodgovarajućih artikala. Tek nakon ovih provjera roba može biti administrativno zaprimljena.
• Knjiženje primki i provjera računa
  Roba nije samo fizički zaprimljena; ona mora biti i administrativno evidentirana kroz primku. Bez pravilno knjižene primke, roba „ne postoji” u poslovnim knjigama. U slučaju inspekcije, ako artikl nije unesen u knjige, tvrtka riskira financijske i pravne posljedice.

Događa se da se zbog razlika u cijenama ili drugih faktora izbjegava izrada primke na temelju otpremnice, jer je korekcija tih razlika zahtjevna. Ako pritom koristite neadekvatan program, taj proces može biti još složeniji i otvoriti prostor za greške. Zato je od presudne važnosti imati jasne procese i odgovarajuće alate.

• Redovito knjiženje dokumenata
  Nered u ulaznim i izlaznim dokumentima uzrok je neusklađenosti u poslovnim knjigama. To ne samo da otežava inventuru, nego unosi dodatni stres među djelatnike i povećava rizik od pogrešaka.
• Označavanje artikala i polica
  Kada u skladištu postoji više od 200 artikala, jasno označene police i artikli nisu luksuz – oni su nužnost. Time se ubrzava inventura, smanjuje stres i omogućuje lakše uvođenje novih djelatnika u posao.

Priča iz prakse: Kako sam optimizirala skladište s više od 5000 artikala

Kada sam započela svoj korporativni put, ubrzo su prepoznate moje organizacijske sposobnosti i pozornost prema detaljima. Povjeren mi je zadatak reorganizacije skladišta koje se suočavalo s brojnim problemima:

• Artikli su bili smješteni na više lokacija bez jasnih oznaka.
• Artikli za otpis nisu bili zbrinuti jer nitko nije znao kako to pravilno učiniti.
• Stanje skladišta bilo je neadekvatno vođeno, a nesustavna evidencija rezultirala je velikim manjkom koji je morao biti prijavljen.
• Roba se pogrešno zaduživala i razduživala, što je dodatno otežavalo kontrolu.

Proces nije bio jednostavan. Susretala sam se s otporom djelatnika jer su promjene ukazivale na to da postoje propusti u dosadašnjem načinu rada. No, ključ uspjeha bio je shvatiti da to nije njihova krivica. Oni su jednostavno radili prema nejasnim uputama i preuzimali navike svojih prethodnika.

Uz podršku poslodavca, korak po korak, napravili smo velike promjene:

• Organizacija skladišta: Artikli su označeni, a procesi pohrane i povlačenja standardizirani.
• Smanjenje artikala: Optimizirali smo popis artikala i fokusirali se na one koje je zaista potrebno skladištiti.
• Automatizacija i digitalizacija: Gdje god je to bilo moguće, implementirali smo sustave za praćenje zaliha i knjiženje.
• Efikasnost: Danas se inventura provodi radnim danom, traje kraće i služi kao prilika za kontrolu i druženje.

Rezultat? Skladište je postalo organizirano i učinkovito, procesi optimizirani, a tim je stekao povjerenje u sustav i zadovoljstvo u radu, što je dodatno unaprijedilo ukupnu poslovnu uspješnost.

Kako mogu pomoći vašem poslovanju?

Ako želite poboljšati procese, olakšati inventuru i smanjiti stres, tu sam da zajedno analiziramo vaše poslovanje i implementiramo rješenja. Možemo:

• Optimizirati vaše skladišne procese, od narudžbenica do primki.
• Digitalizirati i automatizirati zadatke kako bi sustav bio protočan i točan.
• Osigurati da vaši zaposlenici imaju podršku i jasnoću u radu.

Zajedno možemo postići poslovanje koje je ne samo točno, nego i motivirajuće za vaš tim. Javite se – započnimo već danas!