Kada sam preuzela vođenje jedne od tvrtki, jedan od glavnih problema bio je naplata potraživanja. No, problem nije bio samo u neplaćenim računima, već u neredu unutar samog procesa naplate potraživanja.

Djelatnici zaduženi za financije godinama su se izmjenjivali, a s njima su nestajali i ključni podaci – što je s pojedinim klijentima dogovoreno, tko ima odobren obročni plan, što je trebalo biti otpisano i zašto neka dugovanja nikada nisu naplaćena.
Sve to dovelo je do kaosa u evidencijama i neizvjesnosti oko stvarnog stanja dugovanja.

S obzirom na to da je proces naplate uključivao kontaktiranje klijenata i traženje plaćanja, nisam željela narušiti odnose nepotrebnim pozivima – kako tražiti naplatu ako nismo sigurni da dug zaista postoji?

Bilo je jasno da trebamo prvo utvrditi točno stanje prije nego što krenemo u naplatu. Zato sam donijela odluku da angažiram vanjsku uslugu za usklađivanje stanja – kako bismo konačno znali s čim raspolažemo i koji su dugovi stvarni.

Proces usklađivanja – zahtjevan, ali ključan korak

Ovaj proces bio je veliki zahvat. Osoba koja ga je vodila uložila je nevjerojatan trud u komunikaciju s klijentima, pokušavajući pronaći rješenja i točno uskladiti stanja.

Tijekom tog procesa otkrili smo da su razlozi nenaplate raznoliki:

🔹 Klijenti nisu htjeli platiti dok se dugovanja ne usklade – često su pokušavali sami napraviti usklađenja, ali to se uvijek odgađalo.
🔹 Otpisi su bili nedefinirani – dugovanja su trebala biti otpisana, ali proces nije bio dovršen zbog birokratskih prepreka.
🔹 Ljudske pogreške i nekomunikacija – često su postojali nesporazumi unutar tima i s klijentima.

Što je uslijedilo nakon usklađivanja?

Nakon što smo napokon imali jasnu sliku o stvarnom stanju dugovanja, tek tada smo mogli poduzeti konkretne korake:

• Dogovorili smo obročne otplate – s onima koji su mogli plaćati, ali su trebali fleksibilniji plan.
• Postupno smo otpisali zastarjele dugove – analizirali smo svaki slučaj i korak po korak otpisali ono što je bilo potrebno.
• Definirali smo jasne procese i odgovornosti – utvrdili smo tko je zadužen za koji dio procesa naplate potraživanja, kako bismo izbjegli buduće nesporazume.
• Smanjili smo ljudsku pogrešku – implementirali smo automatizirane procese kako bi se izbjeglo ručno evidentiranje i administrativno opterećenje sa manualnim radnjama.

Ključni zaključak – bez jasnog pregleda nema uspješne naplate

Ovaj pokazao je koliko je važno prvo utvrditi stvarno stanje poslovnih knjiga, a zatim postaviti jasne procedure kako bi se izbjegli budući problemi. Bez toga, naplata potraživanja je gotovo nemoguća.

Kako vam DaLot može pomoći?

Ako se i vi suočavate s problemima naplate, DaLot vam može pomoći u cijelom procesu – od usklađivanja stanja i evidencije naplata, do slanja podsjetnika i automatizacije naplate.

Nema potrebe da sami prolazite kroz kaos – kontaktirajte nas i osigurajte stabilno poslovanje bez financijskih neizvjesnosti!